Projektien, tehtävien ja seuraavien toimien ajattelu


Olen valmis lyömään vetoa siitä, että varjotin jonnekin nykyisessä tehtäväluettelossasi, on merkintä, joka ei koskaan tunnu katoavan, tehtävä, joka viipyy luettelossa päivä päivältä - ehkä jopa viikon jälkeen -, mutta ei koskaan näytä saada tehdyksi. Ehkä se on edelleen olemassa, koska se on erityisen tylsä ​​tehtävä tai tehtävä, jota vältät huolellisesti, vaikka sen hoitaminen ei kestä kauan (näen kohtaavan paljon näitä).

Mutta ehkä se roikkuu, koska sen suorittaminen ei ole yksivaiheinen prosessi, vaan pikemminkin se, että huolehditaan useista pienemmistä tehtävistä - mikä tarkoittaa, että tehtäväluettelon lopettaja ei ole ollenkaan tehtävä, vaan on sen sijaan projekti .

Yksi David Allenin "Getting Things Done" -menetelmän kulmakivistä on kyky tunnistaa ero yksivaiheisen tehtävän ja monivaiheisen prosessin välillä ja kouluttaa itseäsi harjoittamaan sitä, mitä Allen kutsuu "Next Action"-ajatteluksi. Tässä on yleiskatsaus siitä, mikä kukin näistä on, sekä vinkkejä "Seuraava toiminta" -kehykseen pääsyyn.

Mitä projektit ovat?
Suurin osa meistä saattaa ajatella projektia jotain melko suurta ja melko yksityiskohtaista: talon maalaamista, lomayhteistyön suunnittelua, esityksen valmistelua asiakkaalle tai sanoen salin kaapin uudelleentarkastelua. Vaikka nämä kaikki ovat ehdottomasti hankkeita, niin David Allenin mukaan tekee mitä tahansa toimintaa, johon sisältyy useampi kuin yksi vaihe. Pyykin tekeminen on teknisesti hanke, koska tekeminen merkitsee pestä, kuivata, taittaa ja pistää. Autosi virittäminen saattaa myös olla hanke, koska joudut soittamaan autotalliin sopimaan aikataulu ennen auton tuomista sisään, ja sinun on ehkä myös järjestettävä kuljetus päivän aikana ajoneuvosi ollessa kaupassa.

Mitä tehtävät tai toiminnot ovat?
Toisin kuin hankkeet, tehtävät (tai toimet) käsittävät olennaisesti yhden vaiheen. Puhelut ja sähköpostiviestien lähettäminen ovat yksivaiheisia toimintoja. Referenssimateriaaliksi määrittämäsi paperipinon täyttäminen pöydällesi on yksivaiheinen toimenpide. Pankeille meneminen, kodin savunilmaisimien paristojen tarkistaminen ja paketin lähettäminen ystävälle ovat kaikki yksi vaihe.

Ero oppiminen
Koska hankkeisiin kuuluu vähintään kaksi - ja joskus kymmeniä - suoritettavia toimia, projektin asettaminen tehtäväluetteloon voi tarkoittaa, että se viipyy siellä pitkään. Osa Getting Things Done (tai GTD) -metodologiasta oppii käyttämään Tehtäväluetteloita paikkana, johon ei tallenneta projekteja, vaan toimia.

Tietysti suurin osa meistä ei luonnollisesti ajattele erilaisista toimista, jotka yhdessä muodostavat projektin; ajattelemme koko hanketta. Se vie joitain taaksepäin askeleita hankkeesta harkitaksemme toimia, joita voimme toteuttaa siirtyäksemme sen loppuun. Nämä taaksepäin askeleet ovat mitä David Allen kutsuu "Next Action"-ajatteluksi.

Yksinkertaisesti sanottuna "Seuraava toimenpide"-ajattelu tarkoittaa sitä, että kysyt itseltäsi jokaisesta tehtäväluettelon kohdasta tai jokaisesta päivän aikana syntyvästä projektista "Mikä seuraava toiminta?" Jos projektin tarkoitus on tuoda autosi viritykseen, ja muistat, että ystäväsi suositteli mekaniikkaansa, jota hän käytti ja piti, seuraava toiminto "Tuo auto viritykseen" edessä saattaa olla "Soita Jane saada numero mekaanikolleen. "

Yksi tämän viikon hankkeistani on "Kirjalippu joulumatkoille." Ennen kuin voin viimeistellä matkasuunnitelmasi, halusin kuitenkin tietää, milloin veljeni, sisareni ja lakkini ja veljentytär olisivat vanhempieni talossa lomien aikana, joten seuraava toimenpide oli kutsua heitä. Toisin sanoen To Do-listallani ei ollut "kirjalippu", vaan "soita Gregille ja Saralle".

Projektiluettelon pitäminen
Tietysti on tärkeää seurata ja pitää välilehtiä paitsi yksivaiheisissa toimissa, jotka vievät sinut kohti projektien viimeistelyä, myös itse projekteissa. Siksi on hyödyllistä pitää erillinen projektiluettelo, joka voi olla paikka, jossa voit tallentaa työskentelemääsi, kunkin projektin tavoitetta, määräaikoja ja niihin liittyviä tietoja.

Temppu on pitää projektiluettelo erillään tehtäväluettelosta ja varmistaa, että jälkimmäisessä luettelossa päädytään yksivaiheisiin toimintoihin.

Mikä on seuraava toimenpide?
Oletko valmis ottamaan nämä käsitteet käyttöön? Tutustu tehtäväluetteloosi ja kysy jokaiselta kohdalta itseltäsi "Onko tämä yksivaiheinen tehtävä?" Jos se on, hienoa. Panna töpinäksi! Jos ei ole, kysy: "Mikä on seuraava toimenpide?" Kirjoita kyseinen toimenpide luetteloosi. Kun olet suorittanut tehtävän, toista prosessi - kysy "Mikä on seuraava toimenpide?" ja lisää se luetteloosi.

Kun lisäät uusia kohteita tehtäväluetteloon koko päivän, varmista, että lisäät tehtäviä projektien sijasta kysymällä: "Voinko suorittaa tämän yhdessä vaiheessa?"

Kokeile "Seuraava toimenpide" -mietitystä tällä viikolla kevyemmille, merkityksellisemmille ja tarkemmille tehtävälistoille, jotka helpottavat sinun seurata tekemistäsi ja siirtyä kohti enemmän tekemistä.

Tuotantotalous // Centria-ammattikorkeakoulu (Marraskuu 2020)



Tagit Artikkeli: Projektien, tehtävien ja seuraavien toimien ajattelu, organisointi, GTD, asioiden teko, tehokkuus, tuottavuus, ajanhallinta, tehtäväluettelot, tehtävien hallinta, projektit, toimet, tehtävät, ajan järjestäminen, päivittäiset luettelot, seuraava toiminta